Dokumente digital verwalten – der einfache Weg

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In jedem großen und auch kleinen Handwerksbetrieben gibt es wichtige Dokumente wie beispielsweise Verträge. In der Regel werden diese Dokumente immer noch in Papierform in Aktenschränken und Archiven abgelegt. Falls einmal ein wichtiges Dokument gesucht wird, dann ist das in der Regel äußerst zeitaufwendig und auch nicht immer von Erfolg gekrönt. Ein Vertrag, der aus Versehen im falschen Ordner gelandet ist, erfordert dann eine mühsame Suche. Deutlich einfacher ist es hingegen, die Dokumente digital zu verwalten.

Immer korrekt und effektiv

Verträge bilden die Basis der meisten Unternehmen. Arbeitsverträge gehören dazu, ebenso wie Verträge mit Lieferanten und Geschäftspartnern. Spätestens seit der DSGVO, der -Grundverordnung, hat die Zahl der Verträge sehr stark zugenommen. Auch kleinere Unternehmen sind seitdem in der Pflicht und müssen ihre Dokumente, zu denen auch die Verträge gehören, immer richtig archivieren. Mit dem richtigen Partner, wie beispielsweise legal-analytics, ist das kein Problem mehr, denn die wichtigsten Eckpunkte der werden aus den bereits archivierten Verträgen nicht nur schnell, sondern auch vollautomatisch extrahiert.

Ohne suchen zu müssen

Die extrahierten Daten werden vorrangig dazu genutzt, um verschiedene Verträge automatisch mit Metadaten in einer CLM- abzuspeichern. Möglich ist es zudem, alle rechtlich relevanten Analysen über den kompletten Bestand der Verträge durchzuführen. So kann man schnell erkennen, wo es vielleicht Nachbesserungen geben muss oder noch Handlungsbedarf besteht. Alle wichtigen Daten aus unterschiedlichen Verträgen werden automatisch extrahiert und mit einem Mausklick auch analysiert, zudem werden die Kernpunkte von Bedeutung in einem Report dargestellt.

Ein kompletter Überblick

Das Extrahieren der wichtigen Daten hat eine Reihe von Vorteilen: Es erlaubt eine schnelle Prüfung von Tausenden Verträgen innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums. Dargestellt werden nur die wirklich wichtigen Daten und nicht die vielen anderen Seiten, die ein Vertragswerk haben. Der Report ist übersichtlich und so können die benötigten Daten immer schnell gefunden werden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass auch sogenannte Risikoprofile aus allen Verträgen erfasst werden können. Oft muss ein Vertrag schnell zur Hand sein. Ein sofortiger Einblick auf die Daten ist durch den einfachen Zugriff garantiert, außerdem wird alles Wichtige übersichtlich auf einem Dashboard dargestellt.

Einfaches Einpflegen

Daten mit der Hand einzufügen, macht viel Arbeit und nimmt sehr viel in Anspruch. So etwas kann heute auch digital und automatisch erledigt werden. Das automatische Einpflegen der Metadaten spart also Zeit, denn es muss nicht mehr manuell getippt werden, alle Vertragsdaten werden schnell und immer sorgsam eingetragen. Sollte es vielleicht Probleme oder Unstimmigkeiten mit einem Vertragspartner geben, dann reicht ein Klick und die Daten sind sofort zur Hand.

Fazit

Verträge sind immer wichtige geschäftliche Dokumente, die stets zur Hand sein sollten, wenn sie benötigt werden. Diese Dokumente zu archivieren, ist die Pflicht eines jeden Unternehmens, ganz gleich, wie groß dieses Unternehmen ist. Wer diesbezüglich kein Risiko eingehen will, legt seine Dokumente in einem digitalen Archiv ab. So kann man im Bedarfsfall schnell reagieren, was möglicherweise bedeuten kann, dass auch die Konditionen für ein Geschäft besser werden. Grundsätzlich hat derjenige die besseren Karten, der alle Dokumente im richtigen Moment schnell zur Hand hat.

Bild: @ depositphotos.com / nicomenijes

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Ulrike Dietz
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