Papier war gestern, heute ist alles digital verfügbar. Das fängt beim digitalen Fahrschein an, geht über das sogenannte E-Rezept vom Arzt und endet bei Firmenunterlagen, die heute in einer Cloud und nicht mehr im Aktenschrank lagern. Trotzdem gibt es immer noch eine unendlich große Zahl an Akten aus Papier, die gelagert werden müssen. Nur die richtige Lagerung sorgt dafür, dass die benötigten Akten auch schnell zur Hand sind.
Fachgerecht und gesichert aufbewahren
Viele Geschäftspapiere müssen bis zu einer bestimmten Frist aufbewahrt werden, der Zeitraum kann sechs, zehn oder sogar 30 Jahre umfassen. Um jederzeit Zugriff auf diese Akten zu haben, gibt es die sogenannte Akteneinlagerung. Sie bietet die Möglichkeit, wichtige geschäftliche Papiere sicher und ordentlich aufzubewahren. Das Unternehmen muss keine extra Büroräume mieten, um die Papiere aufzubewahren, sie werden professionell gelagert und sind strukturiert geordnet. Die eingelagerten Akten sind stets datenschutzkonform und stehen nach Bedarf schnell zur Verfügung. Auf diese Weise wird nicht nur Geld für gemietete Räume, sondern auch für Personal gespart.
Optimale Bedingungen
Ein professionelles Unternehmen, das sich um die Einlagerung der Akten kümmert, holt die Dokumente beim Unternehmen ab und lagert sie dann so, dass alles, was gebraucht wird, schnell zur Hand ist. In den Lagerräumen herrscht die höchste Sicherheitstechnik, zugleich werden ideale Bedingungen für die Lagerung garantiert. Viele Unternehmen, die die Lagerung von Akten und geschäftlichen Dokumenten anbieten, bieten als weitere Serviceleistung noch die Vernichtung von nicht mehr benötigten Akten an. Auf Wunsch werden Akten und andere Schriftstücke auch im Vorfeld noch digitalisiert.
Für Unternehmen und Behörden
Nicht nur Unternehmen lagern ihre Geschäftspapiere ein, auch Behörden sorgen dafür, dass Dokumente, die noch eine Lagerungsfrist haben, sicher untergebracht werden. Eine langwierige sowie nachhaltige und sinnvolle Einlagerung von Akten bringt manches Unternehmen, aber auch viele Behörden an ihre Grenzen. Sie haben einfach keine Kapazitäten und Räumlichkeiten mehr, um die Papiere zu lagern. Dazu kommt, dass Mitarbeiter eingestellt werden müssen, die sich um die eingelagerten Akten und Dokumente kümmern. Keiner will schließlich lange nach einem bestimmten Schriftstück suchen, denn so etwas bedeutet Aufwand und vor allem Geld. Einfacher ist es, die Aufbewahrung einem Profi zu überlassen.
Immer sicher
Akten professionell einzulagern, hat viele Vorteile:
- Die Dokumente sind sicher vor Einbruch, Elementarschäden, dem Befall von Schädlingen und vor Diebstahl.
- Die Fristen für die Aufbewahrung der Akten sind nach Bedarf abrufbar.
- Unternehmen und Behörden haben wieder freie Kapazitäten.
- Es werden hohe Kosten eingespart.
- Die Aktien stehen nach Wunsch schnell zur Verfügung.
Sind die Fristen bei den Papieren abgelaufen, dann können diese auf Wunsch auch direkt vernichtet werden, der Kunde muss sich nicht mehr darum kümmern.
Fazit
Dass Akten in irgendwelchen dunklen Kellern jahrelang vor sich hin stauben, gehört der Vergangenheit an. Heute gibt es die professionelle Einlagerung von allen wichtigen Akten und Dokumenten. Auf Wunsch werden die Akten abgeholt und wenn ein bestimmtes Schriftstück gebraucht wird, wird es von einem Kurier gebracht. Die Kunden können zu jeder Zeit ihre Akten einsehen, aber sie müssen nicht mehr mühsam danach suchen und auch keine Büroräume anmieten, um die Berge von Dokumenten unterbringen zu können. Auf Wunsch werden die Akten sogar digitalisiert oder vernichtet, wenn es erforderlich ist.
Bild: @ depositphotos.com / DragosCondreaW
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