Eine gute Sekretärin ist für jedes Unternehmen, das sich mit Erfolg am Markt behaupten will, unabdingbar. Dabei spielt in der heutigen Zeit die Sekretärin, die Kaffee kocht und das Vorzimmer verwaltet, keine Rolle mehr. Vielfach ist es aber auch wirtschaftlicher Sicht nicht immer vorteilhaft und sinnvoll, eine Sekretärin fest einzustellen. Wann ist es für ein Unternehmen empfehlenswert, die administrativen Aufgaben an einen professionellen Service abzugeben?
Ein verantwortungsvoller Beruf
Das Spektrum an Aufgaben, die eine Sekretärin zu tun hat, ist vielfältig. Das Sekretariat in einer Firma ist immer so etwas wie die Koordinationszentrale, ein Ort, an dem alle Fäden zusammenlaufen. Die Sekretärin hat eine zentrale Schlüsselfunktion, was die Koordination und die Organisation in einem Unternehmen angeht. Die Globalisierung und die Digitalisierung der Arbeitswelt haben das Berufsbild der Sekretärin in mancherlei Hinsicht verändert, nicht nur was die Berufsbezeichnung angeht. Wer heute eine Office Managerin sucht, kann, um Kosten zu sparen, auch auf einen Sekretariatsservice zurückgreifen.
Ein breit gefächerter Aufgabenbereich
Outsourcing – so nennt sich die moderne Form der Arbeit, die für viele Unternehmen ein Erfolgsrezept ist. Dies gilt auch für die klassischen Arbeiten, die eine Sekretärin übernimmt. Der spezielle Service kümmert sich wie die fest anstellte Sekretärin vor Ort um ganz bestimmte Aufgaben im Büroalltag, die gerne liegenbleiben, wie den Posteingang und Postausgang, die Pflege des Mailkontos und die Tabellenkalkulation. Auch Recherchen gehören zu den Aufgaben, die erledigt werden müssen. Diese Aufgaben kosten Zeit und falls dann noch Ausfälle bedingt durch Urlaub oder Krankheit dazukommen, wird es schnell eng. Wer mit einem Sekretärinnenservice zusammenarbeitet, muss sich um diese Dinge keine Gedanken mehr machen.
Das optimale Management für das Büro
Es sind besonders administrative, aber auch organisatorische Aufgaben, die der Service für ein Unternehmen übernimmt. Eine wichtige Rolle spielen hier die externe sowie die interne Kommunikation. Ein guter Service bietet für diesen Aufgabenbereich auch Mehrsprachigkeit an. Zumindest ein perfektes Englisch sollte Voraussetzung sein, wenn ein Unternehmen auf dem internationalen Parkett tätig ist. Ebenso wichtig ist eine perfekte Koordination aller Termine und Terminabsprachen mit den jeweiligen Geschäftspartnern. Eventuell kommt dazu noch das Organisieren von Geschäftsreisen oder es muss ein Tisch im Restaurant für ein Essen mit einem Geschäftspartner reserviert werden.
Texte und Recherchen
Eine Sekretärin oder die Mitarbeiter eines entsprechenden Serviceanbieters schreiben nicht nur wichtige Geschäftsbriefe, sondern erstellen auf Wunsch sogar die passenden Flyer oder eine Werbeseite für die nächste Messe oder die firmeneigene Verkaufsschau. Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt sind Recherchen. Hierbei kommen verschiedene Aufgaben infrage, beispielsweise die Weiterbildung, aber auch die Rechte und Pflichten, die den Datenschutz betreffen. Diese Tätigkeiten werden auf Wunsch ebenfalls in kurzer Zeit durchgeführt.
Fazit
Wer einen umfassenden Service für die Sekretariatsarbeit benötigt, kann sich zwischen Voll- und Teilzeit entscheiden. Der Service ist immer zu 100 Prozent planbar und lässt sich einfach kalkulieren. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist diese Lösung ideal, denn hier fehlen oft die finanziellen Mittel für eine Büroetage. Der Service kann auf Wunsch von montags bis freitags zur Verfügung stehen und effektiv dabei helfen, dauerhaft Kosten einzusparen. Der genaue Preis für diese Serviceleistung richtet sich dabei immer nach den spezifischen Tätigkeiten, die vom Kunden gewünscht werden.
Bild: @ depositphotos.com / photography33
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