Das digitale Zeitalter macht vieles im Alltag deutlich einfacher. Besonders profitieren aber Unternehmen von der modernen Technik, zu der unter anderem auch EDI gehört. Die Abkürzung steht für „Electric Data Interchange“, eine Übertragung von Daten auf dem elektronischen Weg. Dokumente aus Papier hin und her zu schicken, gehört dank EDI der Vergangenheit an. Aber was genau bietet dieses digitale System und wo liegen die Vorteile?
Für alle Dokumente
Im Geschäftsleben gibt es viele Möglichkeiten, mit einem EDI System zu arbeiten. So können Bestellungen auf dem digitalen Weg bearbeitet werden und auch Nachfragen zu einem bestimmten Angebot sind kein Problem. Nach Erteilung des Auftrags erfolgt die Bestätigung, ebenfalls digital und ist die Ware auf dem Weg, dann folgt die Versandbestätigung. Selbst die Bearbeitung der entsprechenden Lieferscheine ist mit EDI deutlich einfacher zu erledigen. Um den Bestellvorgang abzuschließen, fehlt noch die Rechnung, die ebenfalls auf dem elektronischen Weg übermittelt wird. Alle Dokumente können in eine Cloud eingestellt und zeitlich unbegrenzt abgerufen werden.
Das sind die Vorteile
EDI hat eine Menge Vorteile, sowohl für den Versender, als auch für den Empfänger. So entfällt die mühsame manuelle Erfassung aller Vorgänge, die in der Betriebswirtschaft anfallen. Ein ebenfalls wichtiger Faktor ist, dass die Kommunikation deutlich beschleunigt wird. Dazu kommt, dass EDI zu einem sehr wichtigen Baustein bei unternehmensübergreifenden Prozessen geworden ist. Auch internationale Geschäfte lassen sich dank EDI einfacher gestalten, denn die Struktur sowie das Format entsprechen nationalen und internationalen Standard. Für Unternehmen, die viele internationale Kontakte haben, ist EDI unverzichtbar, da Sprachbarrieren keine Rolle mehr spielen.
Von Computer zum Computer
EDI ist so etwas wie ein Bindeglied zwischen zwei Computern. Das System macht sowohl die klassische Post als auch das Fax und die Mail überflüssig. Es gibt zwar einen elektronischen Ansatz für E-Mails, aber diese werden von einem Computer bearbeitet, nicht von einem Menschen. Sind Menschen an einem geschäftlichen Prozess beteiligt, dann verzögert dies die Bearbeitung der Dokumente und es kann zu Fehlern kommen. EDI-Dokumente hingegen werden ohne Umwege vom Versender an den PC des Empfängers geschickt, sodass dieser sofort mit der Bearbeitung beginnen kann.
Die vier wichtigen Schritte
EDI funktioniert in vier Schritten:
- Die Datenverarbeitung
- Die Datenumwandlung
- Die Datenübermittlung
- Der Datenempfang
Zur Vorbereitung wird ein Dokument im System angelegt, es folgt die Vorbereitung der Daten für den EDI-Transfer. Im zweiten Schritt wird die Information durch eine EDI-Software umgewandelt und in den gewünschten Standard gebracht. Für die Übermittlung werden alle Dokumente mit speziellen Übertragungsprotokollen an den Geschäftspartner geschickt. Im vierten Schritt nimmt der Empfänger die EDI-Nachricht entgegen, er validiert oder interpretiert sie und konvertiert sie ins gewünschte Format. Anschließend kann alles nach Wunsch bearbeitet werden. Der ganze Vorgang geht sehr schnell, was es beispielsweise ermöglicht, zeitnah auf ein Angebot reagieren zu können.
Fazit
EDI hat sich in den vergangenen Jahren immer wieder weiterentwickelt. Geschäftliche Transaktionen auf digitalem Weg durchzuführen, ist damit deutlich einfacher geworden. Das moderne System erspart den umständlichen postalischen Weg, es ist sicher und einfach in der Handhabung. Heute gibt es mehr als 200 unterschiedliche EDIFACT-Nachrichten. Sie sorgen sowohl länder- als auch branchenübergreifend für einen schnellen und problemlosen Austausch aller geläufigen Dokumente.
end für einen schnellen und problemlosen Austausch aller geläufigen Dokumente.
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