Die Zeiten, in denen der tägliche Posteingang per Hand sortiert und jedes Schreiben der richtigen Abteilung zugeordnet werden musste, sind lange vorbei. Trotzdem kann es besonders für Unternehmen sehr zeitaufwendig sein, den täglichen Posteingang zu verwalten. Wird der Posteingang hingegen digitalisiert, dann spart das sehr viel Zeit und Ressourcen ein. Deswegen ist es für Unternehmen nur empfehlenswert, den Posteingang digital zu gestalten.
Wie genau funktioniert der digitale Posteingang?
Ein digitaler Posteingang ist eine wichtige Schnittstelle zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Wird der Posteingang manuell erledigt, dann sind weitere Schritte erforderlich. Jeder einzelne Brief muss geöffnet und gesichtet sowie an die richtige Stelle weitergeleitet werden, erst danach erfolgt die Bearbeitung. Beim digitalen Posteingang übernimmt die moderne Technik die Aufgabe. Die Technik scannt den digitalen Posteingang ein und standardisiert ihn. Damit wird nicht nur viel Zeit gespart, das ganze Verfahren wird auch deutlich verkleinert. Den Mitarbeitern wird die analog ankommende Post mit allem, was sie enthält, digital zugänglich gemacht. Die Texte werden noch während des Einscannens mittels OCR (Optical Character Recognition) indiziert und für die Volltextsuche sofort zugänglich gemacht.
Wie sinnvoll ist ein solcher Posteingang?
Der Posteingang in digitaler Form ist ein wichtiger Baustein bei der sogenannten digitalen Transformation in einem Unternehmen. Da die gesamte Post digital zugänglich gemacht wird, lassen sich auch alle nachfolgenden Prozesse beschleunigen, sie werden teilweise sogar automatisiert und sind einfacher in der Handhabung. Dazu kommt, dass die zeitintensive manuelle Verteilung der Post entfällt. Mit der Digitalisierung wird für mehr Transparenz gesorgt, da jederzeit nachvollzogen werden kann, wann welches Schriftstück bearbeitet wurde. So rutscht kein wichtiges Schreiben mehr durch das Raster, sondern landet immer zeitnah beim Adressaten.
Eine sichere Sache
Ein weiterer Vorteil beim digitalen Posteingang ist, dass alle Prozesse, die die Bearbeitung der Post betreffen, sicherer gestaltet werden können. So entsteht mehr Ordnung an jedem Arbeitsplatz, außerdem wird kein Dokument mehr falsch oder gar nicht abgelegt oder übersehen. Fristen und Deadlines können auf diese Weise deutlich einfacher eingehalten werden. Der digitale Posteingang sorgt zudem für eine datenschutzkonforme Behandlung aller wichtigen Schreiben. Sie werden hinterlegt und durch automatische Fristen bei der Löschung gesichert. In Verbindung mit einem effektiv arbeitenden Dokumentenmanagementsystem kann die Eingangspost auch im Nachhinein nur vor den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eingesehen und bearbeitet werden, die dazu berechtigt sind.
Weniger Papier
Der Posteingang in digitalisierter Form ist nicht nur in Bezug auf die Verschlankung und Optimierung des firmeneigenen Prozesses eine gute Sache. Zusätzlich wird noch eine Menge Papier gespart, was sich zugleich auf die Kosten auswirkt und überdies aktiv zu einem immer nachhaltigen Umgang mit Ressourcen beiträgt.
Fazit
In Zeiten des Homeoffice hat der Posteingang in digitaler Form immer mehr an Zuspruch gewonnen. Die Kolleginnen und Kollegen, die von zu Hause arbeiten, bekommen ihre digitale Post und können sie immer pünktlich bearbeiten. Sie müssen nicht mehr auf den Briefträger warten oder selbst in die Firma fahren, um die Post abzuholen. So wird die Arbeit unabhängig von einem bestimmten Ort und dennoch sind alle Mitarbeiter immer sehr genau informiert. Sie können zeitnah reagieren, auf die eingegangenen Briefe antworten und müssen keine Angst mehr haben, dass ein wichtiges Schreiben verloren geht.
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