Ein Unternehmen mit vielen Mitarbeitern zu leiten, ist nicht immer einfach, vor allem nicht, wenn es um die Erfassung der Arbeitsstunden geht. Früher gab es die sogenannten Stundenzettel, die jedoch ungenau waren, außerdem war es sehr aufwendig, sie auszufüllen. Diese Art der Erfassung ist im digitalen Zeitalter auch nicht mehr zeitgemäß. Heute erfolgt die Zeiterfassung digital, was nicht nur einfach, sondern deutlich präziser ist und Geld und Zeit spart.
Immer den Überblick behalten
Unternehmen, die sich für die digitale Zeiterfassung entscheiden, erfassen nicht nur die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter auf die Minute genau, sie können dazu noch die Zulagen und Spesen auf einen Blick erkennen. Das Gleiche gilt für Fahr- und Rüstzeiten, die Urlaubsanträge und das sogenannte Schlechtwettergeld. Die Online Zeiterfassungsapp zeigt die Pausenzeiten an und der Fehlzeitenkalender macht es einfach, auf einen Blick zu erkennen, welcher Mitarbeiter von wann bis wann krankgeschrieben war. Nicht nur die Personalabteilung kann von der digitalen Zeiterfassung profitieren, auch die Arbeit des Steuerberaters wird auf diese Weise vereinfacht. Am Ende eines Monats werden dann alle relevanten Daten für die Lohnabrechnung oder eine eventuelle nachträgliche Korrektur exportiert.
Fehler bei der Übertragung
Bei der manuellen Übertragung von Daten kommt es immer wieder zu Fehlern und es ist viel Zeit erforderlich, diese zu korrigieren. Andere, genauso wichtige Arbeiten im Lohnbüro bleiben liegen, was letztendlich auch Geld kostet. Werden die Arbeits- und Pausenzeiten hingegen digital erfasst, dann kann etwa der Abzug der Pausen ebenfalls automatisch erfolgen, nichts muss mehr mit der Hand eingetragen werden. Mit besonders großem Aufwand ist die Zeiterfassung der Außendienstmitarbeiter verbunden, denn in dem Bereich kommt es immer wieder zu Fehlern, die teuer werden können. Da es hier ebenfalls eine moderne Form der Zeiterfassung gibt, ist die Abrechnung selbst in dem Fall kein Problem. Mittels GPS werden die jeweiligen Standorte der Mitarbeiter erfasst, die unterwegs im Einsatz sind. Auf diese Weise kann der Arbeitgeber außerdem einem möglichen Arbeitszeitbetrug effektiv vorbeugen.
Viele Vorteile
Die digitale Erfassung der Arbeitszeiten hat eine Vielzahl von Vorteilen. So hat die unübersichtliche Zettelwirtschaft ein Ende, denn mit nur einem Mausklick wird jeder Stundenzettel generiert und kann zudem nach Bedarf ausgedruckt werden. Ändern sich die Stundenzeiten oder hat ein Mitarbeiter Urlaub, dann kann dies schnell und flexibel eingetragen werden. Für die digitale Zeiterfassung gibt es ferner eine Stempeluhr App, womit die Arbeitszeit sogar von unterwegs aus ganz bequem erfasst werden kann. Aus rechtlicher Sicht ist die digital erfasste Zeit konform und kann nach den geltenden Vorschriften für Dokumente auch jederzeit gespeichert werden. Alle Daten werden automatisch synchronisiert und dann sortiert. So haben diejenigen, die mit den Daten arbeiten, jederzeit darauf Zugriff und können alles auf einen Blick sehen.
Fazit
Die Arbeitszeiterfassung im digitalen Zeitalter funktioniert ganz einfach per Smartphone, Computer oder Tablet. Sie bietet zudem eine Reihe von zusätzlichen Funktionen, die den Mitarbeitern im Personalbüro die Arbeit deutlich vereinfachen. Jede Arbeitsstunde, jede Überstunde oder Pause, jedes Fehlen, etwa bedingt durch Krankheit, sowie jeder Urlaub wird digital erfasst und abgespeichert. Sollte es am Ende eines Monats wider Erwarten noch Unklarheiten geben, dann kann das anhand der elektronischen Arbeitszeitkonten jederzeit überprüft werden.
Bild: @ depositphotos.com / Kati__
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