Besseres Team-Management durch die geeignete Software-Lösung

Eine Qualifikationsmatrix hilft den Verantwortlichen eines Unternehmens dabei, die Skills des eigenen Teams zu erfassen und genau zu analysieren. Dabei ist eine Visualisierung nach verschiedenen Gesichtspunkten möglich. Beispielsweise kann man sich anzeigen lassen, wie viele Mitarbeitende über bestimmte Fähigkeiten verfügen. Außerdem ist eine Anzeige im Hinblick auf die Gültigkeit verschiedener Qualifikationen möglich. Diese und weitere Funktionen der Qualifikationsmatrix sind für die Personaleinsatzplanung in allen Fällen unverzichtbar.

Wie hilft die Qualifikationsmatrix, die Personaleinsatzplanung zu vereinfachen?

Abgesehen von Aushilfstätigkeiten, die von jedermann erledigt werden können, müssen für die Erledigung der meisten Aufgaben bestimmte Kenntnisse vorliegen. Dies wiederum wird über das Skill Matrix Template festgestellt. An diesem kann man erkennen, welche Mitarbeitenden gerade für die anstehende Aufgabe verfügbar sind. Dabei berücksichtigt die nicht nur, dass Leute auch an anderer Stelle eingebunden sein können. Auch urlaubs- und krankheitsbedingte Abwesenheiten sind in einer stets aktuell gehaltenen Skill Management Software lückenlos erfasst.

Wie genau sind die Qualifikationen unterteilt?

Wie bereits angedeutet, ist die Interpretation von Qualifikationen in der Qualifikationsmatrix auf unterschiedliche Arten möglich, eine unternehmens- oder abteilungsspezifische Anpassung ist bei den meisten Systemen ohne Schwierigkeiten möglich. Wenn es um die Personaleinsatzplanung geht, sind natürlich vor allem die auf den Arbeitsplatz bezogenen Fähigkeiten relevant. Das sind jene Qualifikationen, die darüber informieren, inwiefern eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die an den jeweiligen Arbeitsplatz erforderlichen Anforderungen erfüllt. Ergänzt werden diese Skills durch Nebenqualifikationen. Bei diesen handelt es sich um Befähigungen, die auf den ersten Blick nichts mit dem Arbeitsplatz zu tun haben, für diesen aber möglicherweise trotzdem relevant sind. Beispiele hierfür sind etwa ein hohes Maß an Kraft und körperlicher Fitness, Sprachkenntnisse oder Führerscheine. Umgekehrt können aber auch Einschränkungen vermerkt werden, etwa Allergien oder ein chronisches Rückenleiden.

Anhand der Qualifikationsstufe kann man außerdem sehr genau erkennen, wie gut die anfallenden Arbeiten durch den Mitarbeiter beziehungsweise die Mitarbeiterin erledigt werden können. Die Spanne reicht hier von der lediglich unterwiesenen Hilfskraft bis hin zum Status einer Expertin beziehungsweise eines Experten. Mit diesem Status ist die Person dazu befähigt, andere Leute zu unterweisen oder ausgiebig zu schulen.

Was ist die Priorisierung von Qualifikationen?

Vor allem in größeren ist es alltäglich, dass gleich mehrere Mitarbeitende die für einen Arbeitsplatz relevanten Befähigungen mitbringen. Also gilt es, den Blick etwas zu weiten: Herrscht an einer anderen Stelle des Unternehmens gerade ein personeller Engpass, der durch eine der hier verfügbaren Kräfte aufgefüllt werden kann? Oder muss eine Person geschult beziehungsweise weiterqualifiziert werden? In vielen Branchen kann auch eine Rotation sinnvoll sein. eine solche sorgt einerseits dafür, dass die Fähigkeiten der Mitarbeitenden erhalten bleiben. Außerdem wird verhindert, dass die Leute durch eine zu eintönige Arbeitsroutine abstumpfen.

Unter Umständen können auch andere Überlegungen bei der Priorisierung einbezogen werden: Angenommen, es geht um die adäquate Besetzung für den Messestand auf einer Fachmesse in Sevilla. Mitarbeiter A und Mitarbeiterin B haben beide passende Verkaufserfahrung und sprechen fließend Englisch. Allerdings zeigt die Qualifikationsmatrix an, dass Mitarbeiterin B außerdem Kenntnisse der spanischen Sprache mitbringt. Sofern nicht beide Mitarbeitenden auf der Messe eingesetzt werden, wird Mitarbeiterin B aus nachvollziehbaren Gründen den Vorzug bekommen.

Warum muss man die Qualifikationsmatrix aktuell halten?

Die Qualifikationsmatrix ist kein starres Gefüge, sondern unterliegt einem stetigen Wandel. Einige Mitarbeitende verlassen das Unternehmen, andere kommen neu ins Team. Immer wieder nehmen Mitarbeitende an Schulungen und Qualifizierungsmaßnahmen teil, andere büßen Fähigkeiten etwa durch Krankheiten oder Unfälle zeitweise oder dauerhaft ein. Für all diese Veränderungen kommt man nicht ohne eine der Qualifikationsmatrix aus – andernfalls wird eine sinnvolle Personaleinsatzplanung schlicht unmöglich.

Zu bedenken ist auch, dass einige Qualifikationen turnusmäßig erneuert werden müssen. Hier ist der LKW-Führerschein ein bekanntes Beispiel: Diesen muss man alle fünf Jahre durch das Bestehen einer medizinischen Prüfung aktualisieren. Für die Berücksichtigung solcher Faktoren arbeitet eine Skill Matrix meistens mit einem Ampelsystem: Leuchtet sie grün, bestehen bei der entsprechenden Person hinsichtlich einer keine Einschränkungen. Steht die Ampel auf gelb, so läuft die Qualifikation in naher Zukunft aus. Bei rotem Licht ist die Qualifikation bereits abgelaufen. Mithilfe dieser Ampel wird es also möglich, Mitarbeitende rechtzeitig bezüglich der entsprechenden Qualifikation anzusprechen. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden jederzeit das Beste für das Unternehmen geben können.

Bild: @ depositphotos.com / nd3000

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Gabi Klein
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