Zusammenarbeit im virtuellen Büro: Auf diese Tools und Funktionen kommt es an

Die Grundlagen für das virtuelle Büro von heute wurden zwar schon in den 1960er-Jahren geschaffen, die meisten Menschen wurden damit allerdings erst im Zuge der Coronapandemie mit ihrem Abstandsgeboten und Lockdowns konfrontiert. Nicht wenige fühlten sich daher wie nach dem sprichwörtlichen Schubs ins kalte Wasser – und augenblicklich wurde klar, dass eine so stabile wie ausreichend schnelle Internetverbindung noch nicht mehr als die halbe Miete ist. Tatsächlich kommt es für eine reibungslose Zusammenarbeit im Online-Büro auf die zur Verfügung stehenden Tools und deren Eigenschaften an. Dies ist ein schneller Überblick, der freilich nicht das komplette Spektrum abbilden kann.

Kommunikationstools: Das Telefon hat weiterhin seinen Stellenwert, aber es kommen neue Anwendungen hinzu

Videokonferenz-Software: Tools wie Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet ermöglichen Echtzeit-Videoanrufe, Besprechungen und Bildschirmfreigaben.
Instant Messaging: Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams bieten Chatfunktionen für schnelle Kommunikation und Dateiaustausch.

Virtuelle Whiteboards: So zieht der Besprechungsraum ins Internet

Miro: Ermöglicht die Zusammenarbeit an virtuellen Whiteboards, um Ideen zu skizzieren, Brainstorming-Sitzungen abzuhalten und Konzepte zu visualisieren. Über Tools dieses Anbieters kann man außerdem eine Tabelle online erstellen, Diagramme gemeinsam bearbeiten oder von unterschiedlichen Stellen auf einen Kalender zugreifen.
Microsoft Whiteboard: Integriertes Tool in Microsoft Teams und Microsoft 365, das virtuelle Kollaboration an Whiteboards ermöglicht.

Projektmanagement-Tools

Asana: Ein Tool zur Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit, das Teammitgliedern ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und Termine im Auge zu behalten.
Trello: Ein visuelles Tool zur Organisation von Projekten mit Karten und Listen, das sich gut für agile Arbeitsmethoden eignet.
Jira: Besonders für technische Teams geeignet, um Softwareentwicklung und Fehlerverfolgung zu verwalten.

Dokumenten- und Dateiaustausch: Diese Tools stellen den virtuellen Büroraum zur Verfügung

Google Workspace (früher G Suite): Bietet Tools wie Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Slides für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit.
Microsoft 365: Ähnlich wie Google Workspace, jedoch mit den Microsoft Office-Programmen wie Word, Excel und PowerPoint.

Cloud-Speicher: Auf die lokale Festplatte kann man im Normalfall nur über den eigenen Rechner zugreifen, während Cloud-Speicher allen zur Verfügung stehen

Dropbox: Ermöglicht das Speichern und Teilen von Dateien in der Cloud, um den Zugriff von überall aus zu gewährleisten.
OneDrive: Microsofts Cloud-Speicherdienst, der in die Microsoft 365 Suite integriert ist.

Zeitzonen-Planung: Timing ist der Anfang von allem

World Time Buddy: Hilft dabei, die Zeitzonenunterschiede der Teammitglieder zu berücksichtigen und geeignete Besprechungszeiten zu finden.

Aufgabenverfolgung und Zeitmanagement:

Toggl: Ein Tool zur Zeiterfassung, mit dem Teammitglieder ihre Arbeitszeit verfolgen und Projekte effektiv managen können.
Todoist: Eine Aufgabenverwaltungs-App, die bei der Organisation von Aufgaben und Aufgabenzuweisungen hilft.

Sicherheit und Datenschutz

Diese Aspekte sind gerade in einem virtuellen Büro elementar. Denn natürlich gilt es, genutzte Datenbanken und einzelne Dokumente so zu sichern, dass keine Daten verloren gehen und ein unbefugter Zugriff ausgeschlossen ist. Und es gibt zahlreiche weitere Sicherheitsaspekte, die man im virtuellen Büro nicht auf die leichte Schulter nehmen sollte. Dies sind typische Sicherheitsanforderungen und beispielhafte Tools, mit denen man diesen gerecht werden kann.

Verschlüsselte Kommunikationstools: Wenn Vertraulichkeit großgeschrieben wird

Signal: Eine verschlüsselte Messaging-App, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Textnachrichten, Anrufe und Videokonferenzen bietet.
Wire: Eine Plattform für sichere Kommunikation, die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und sicherheitsbewusste Funktionen bietet.

Passwortmanager: Nicht nur, aber auch wichtig für den Zugriff auf geteilte Dokumente

LastPass: Ein Passwortmanager, der starke Verschlüsselung für gespeicherte Passwörter bietet und den Zugriff auf Konten absichert.
1Password: Ein weiterer Passwortmanager mit starken Sicherheitsfunktionen zur Verwaltung von Zugangsdaten.

Endpoint-Sicherheit:

Bitdefender: Eine Antiviren- und Sicherheitslösung zum Schutz von Geräten vor Malware und Cyberbedrohungen.
Malwarebytes: Ein Tool zur Erkennung und Entfernung von Malware und Schadsoftware.

Virtuelle private Netzwerke (VPNs): Noch mehr Sicherheit bei der Kommunikation

NordVPN: Ein VPN-Dienst, der die Internetverbindung verschlüsselt und die Online-Privatsphäre schützt.
ExpressVPN: Ein weiterer hoch bewerteter VPN-Anbieter, der sichere Verbindungen und Datenschutz bietet.