Egal in welche Branche man schaut, die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch. Immer mehr Prozesse in Unternehmen sollen digitalisiert werden, damit sie schneller erledigt werden können und somit Mitarbeiter entlasten. In der Personalabteilung gibt es einige Ansätze, die für alle Mitarbeiter eines Unternehmens Vorteile haben.
Nicht nur auf einen bestimmten Bereich schauen
Die Personalabteilung ist eine wichtige Abteilung in jedem Unternehmen, da hier die Informationen zu den Mitarbeitern zusammenlaufen und wichtige Personalentscheidungen getroffen werden. Um dies zu erledigen, wurde in der Vergangenheit viel Papier bewegt und umfangreiche Personalakten angelegt. Doch dank moderner Software ist dies nicht mehr notwendig, so bieten Unternehmen wie Factorial in Deutschland verschiedene Lösungen in nur einer Software an. Diese verknüpft verschiedene Elemente und erleichtert einer Personalabteilung wesentlich die Arbeit.
Einer der Grundlagen kann eine digitale Personalakte sein. Sie hat die Funktion, die Mitarbeiterdaten zu sammeln, aber in rein digitaler Form. Von der Bewerbung über Arbeitsverträge, erworbene Qualifikationen und letztlich auch Gehaltsabrechnungen und Daten aus der Zeiterfassung können hier zusammenlaufen. Der Vorteil liegt in seiner digitalen Form, denn die Daten können schnell von berechtigten Personen abgerufen und eingesehen werden.
Arbeitszeiten digital erfassen
Einen Prozess, den man vergleichsweise schnell einführen kann, ist die digitale Zeiterfassung. Für den Arbeitgeber hat es den Vorteil der gesetzlichen Anwesenheitskontrolle nachzukommen und es reduziert auch die Zeit, die die Personalabteilung mit diesem Thema eigentlich verbringt. Den Mitarbeitern wird hiermit ein einfaches Tool zur Verfügung gestellt, mit dem sie nicht nur die Arbeitszeiten buchen können, sondern auch stets einen Überblick ihrer Arbeitszeiten haben.
Diese Tools sind einfach aufgebaut und lassen sich intuitiv bedienen, sodass eigentlich jeder Mitarbeiter eines Unternehmens damit problemlos arbeiten kann. Kommt man zur Arbeit, macht seine Pause und geht man dann in den Feierabend, kann man dies mit einer einfachen Buchung erfassen. Der große Vorteil ist die Flexibilität, denn die „digitalen Stempeluhren“ lassen sich auf dem Computer, als App auf dem Smartphone oder als QR-Code ganz einfach bedienen. Es ist somit auch hervorragend geeignet, Mitarbeiter die Zeit regulär buchen zu lassen, die sich im Außendienst oder im Homeoffice befinden.
Die Personalabteilung hat mit einer solchen Software auch die Möglichkeit, jederzeit die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu prüfen und daraus Statistiken zu ziehen. So kann man auch sehen, wie viel Zeit für welche Aufgabe verwendet wird. Es schafft eine gute und detaillierte Übersicht.
Eine weitere positive Ergänzung ist die Verwaltung der Urlaubstage mit einem solchen Tool. Die Mitarbeiter können selbstständig in ihrer Maske die gewünschten Urlaubstage eintragen und zur Prüfung übermitteln. Für die Personalverwaltung erleichtert dies langes Eintragen und den Mitarbeitern wird mehr Kontrolle und damit Vertrauen an die Hand gegeben.
Mehr Zeit für andere Themen
Schaut man sich an, welche Möglichkeiten eine digitale Zeiterfassung, eine digitale Personalakte und viele weitere Tools haben und wie gut sie sich miteinander verknüpfen lassen, kann man von einer smarten Lösung sprechen. Was aber ergänzend wichtig ist, die Personalabteilung spart Arbeitszeit, die man anders investieren kann, was in der Wirtschaft wiederum sehr wichtig ist.
Eine Personalabteilung hat nicht nur die Aufgabe einer Personalsachbearbeitung, sondern kann auch für die Mitarbeiterentwicklung zuständig sein. Sie bekommt also mehr Zeit, sich um Mitarbeiter zu kümmern und ihre Fortbildung zu fördern. In der heutigen Zeit, in der Fachkräfte fehlen eine gute Investition in die Mitarbeiterbindung. Man bildet so seine eigenen Fachkräfte weiter aus und motiviert sie, sich für neue Themen zu interessieren. So kann zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine engere Bindung entstehen.
Ein Fazit
Die Digitalisierung von Prozessen in der Personalabteilung kann sehr positive Auswirkungen für ein Unternehmen haben. Natürlich kostet die Einführung Zeit und Geld, aber langfristig kann sich dies auszahlen. Der Schritt zur digitalen Personalabteilung mit einer erfahrenen Fachfirma an seiner Seite ist recht einfach, man sollte ihn gehen.
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